【元生産管理OL】残業しない手帳術

残業ってしたくないですよね。

でも仕事が終わらない、、と嘆くOLの皆さん、

手帳上手く使えてますか？

私は結婚してから転職して、事務をしていますが

前職はアパレルの生産管理をしてました。

納期と戦う生産管理の仕事をしている時は

手帳はなくてはならないアイテムでした。

手帳を上手く使いこなし、

定時に帰る体質になりましょう。

アラサー元生産管理OLが実践する、手帳術お伝えします。

頭の中のやることリストをなくして仕事に注力しよう

1.手帳に書く、手帳を見る習慣をつける

■まずは使うことに慣れましょう。

・朝、会社に着いたら手帳を開く

・退社前に手帳を見直す

この二つを毎日繰り返すこと。

カレンダー、ウィークリー両方とも。

■とりあえずやるべき仕事を書き出して見る。

ポイントは、どこに何を書くか。

締め切りがある仕事は、マンスリーカレンダーに。

雑務やすぐ終わる仕事は、ウィークリーのページに。

新しい仕事の指示が来たら、その都度、手帳に書き込みます。

★私が手帳に書くこと
・曖昧でも納期が決まっている仕事

・納期が決まっている仕事

・締め切り

・会議、打ち合わせ

・外出の予定

・毎月、毎週、毎日やる仕事

2.手帳ルールを決めておく

綺麗に書く必要はありません。

自分が見て分かればok！

時間をかけない為にルール決めをしましょう。

★私の手帳ルール

終わった仕事→取り消し線

今日できなかった仕事→丸で囲う

リスケになったら→✖︎取り消し線

会議→MTG

サンプル→SPL

締め切り→〆

取引先名→頭1文字やアルファベットにする

メール→✉️

大事な締め切り→赤、

それ以外の締め切り→青

などなど。

色分けはシンプルに2、3色にしておきましょう。

3.今日と明日の予定だけ詳しく決める

出社したら手帳をすぐ開き、今日1日の流れを確認。

退社前に手帳を見直し、

明日の予定を具体的に決めて書き出します。

新たに発生した仕事、上司の依頼、調べたい事

些細なことでも書いておきましょう。

頭からやることリストを無くし、仕事に没頭する為です。

一週間の予定を詳しく決めても、急に予定変更になったり

ズレが生じてしまい、結局予定を組みなおす事が多かったので

未来の予定はざっくりと、今日と明日の予定は綿密に。

4.作業時間を意識する

時間の刻みがある手帳がおすすめです。

会議や外出など動かせない予定を最初に書き込み、

空いてる時間に、その日することを入れていきます。

書きながら、この作業は1時間くらいかな、

2日に分けて完了させようとか、

調査や過去の資料が必要だから時間がかかりそうだ、など

一つの仕事、作業に対して、

時間を意識することが大事です。

1日の最後に振り返ってみて

どうだったのか考察してみましょう。

その日の仕事が終わっていなければ

自分の能力や仕事効率を上手く把握できていないかもしれません。

5.一週間の反省を金曜にしよう

一週間続けたら、金曜日に手帳を見直してみましょう。

残っている仕事ありませんか？

締め切りは大丈夫ですか？

 来週出社して慌てることが無いように、

休みを目いっぱい楽しむために来週のざっくりした予定と

月曜日の詳しい予定を決めたら

仕事を手帳に覚えてもらってリフレッシュしてくださいね。

まとめ

自分を知ること、時間と自分を管理すること。

仕事の効率化を目指し定時退社する。

これが私にとって手帳を使う目的です。

もっとこういう風に仕事がしたい

効率良く仕事したい

ミスを少なくしたい

余裕を持ちたい

自分を知ることで仕事に対する目標を持てるようになります。

時間は限られています。

時間を自分で管理することをしない限り

定時では上がれません。

手帳を上手く使いこなしてみてくださいね。

またね。

 2018.8.15 kujira09